Bí quyết sử dụng excel để làm việc hiệu quả hơn, 7 mẹo giúp dùng excel hiệu quả và nhanh hơn

-

Thành thạo những kỹ năng Excel cơ bản đến phép họ quản lý và thu xếp bảng tính một cách kết quả hơn. Người dùng Excel cơ phiên bản phải phát âm các tác dụng cốt lõi và logic đằng sau những công thức Excel. Thông qua nội dung bài viết dưới đây, Glints sẽ reviews đến các bạn top các khả năng Excel cơ bạn dạng dành mang đến dân văn phòng công sở giúp quá trình của bạn trở nên tiện lợi hơn!


Tầm đặc biệt của vấn đề thành thuần thục Excel

Vậy vì sao bạn đề nghị thành thạo các kỹ năng Excel cơ bản? Excel là trong số những phần mềm cực tốt hiện gồm trên thị trường trong câu hỏi tạo bảng tính nhằm xử lý các con số và report cũng như tàng trữ và quản lý dữ liệu. ứng dụng này xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1987, và kể từ đó, nó đã trở nên tân tiến trở thành một trong những phần mềm phổ cập nhất dành trên thế giới của Microsoft.

Bạn đang xem: Bí quyết sử dụng Excel để làm việc hiệu quả hơn


*
*
*
*
Định dạng và lọc bao gồm điều kiện

Hơn nữa, định dạng tất cả điều kiện rất có thể được sử dụng để sản xuất thang màu trong số ấy cường độ màu của ô phản chiếu vị trí của nó đối với đầu hoặc cuối phạm vi, ví như số lượng lợi nhuận được tạo ra.

Lời kết

Vậy là Glints đã thuộc bạn mày mò top những kỹ năng Excel cơ bản sẽ phải có dành riêng cho dân văn phòng. Ví như thành thạo được các kỹ năng trên, bạn sẽ trở thành một ứng viên khôn xiết tiềm năng trong mắt những nhà tuyển dụng.

Glints còn nhiều bài viết hấp dẫn không giống mà bạn có thể tham khảo tại Blog của chúng mình. Hãy thuộc đón đọc thêm nhiều nội dung có ích khác trên Glints nhé!

*

Cách điều hướng giao diện

Hãy bắt đầu với gần như điều cơ phiên bản nhất khi mới bắt đầu học Excel đó là vấn đề hướng làm việc trong bối cảnh Excel một bí quyết nhanh nhất

Khi nhập tài liệu vào Excel, bạn có thể sử dụng phím Tab để di chuyển đến ô tiếp theo trong cột mặt phải.

Trong lúc phím Enter quan liêu trọng hoàn toàn có thể được thực hiện để di chuyển đến những ô ngay bên dưới của cột. Nếu như bạn đang thực hiện tab nhằm di chuyển hẳn qua các cột, dìm Enter đã đưa chúng ta xuống một mặt hàng và trở về ô của cột mà các bạn đã bắt đầu.

*

Nhấn phím Ctrl với bấm những phím mũi thương hiệu lên, xuống, trái hoặc phải đã đưa bạn đến ô được sử dụng cuối cùng theo phía đó. Điều này đặc trưng hữu ích khi chúng ta phải thao tác làm việc với một bảng tài liệu lớn.

Nhấn Ctrl và phím Home cùng nhau sẽ đưa bạn đến ô thứ nhất trong phạm vi tài liệu của bạn.

Tìm hiểu một số phím tắt hữu ích

Cách tốt nhất có thể để tăng tốc quá trình Excel hàng ngày của người sử dụng là khám phá một số phím tắt có ích cả với bàn phím và con chuột hoặc bàn di chuột của laptop.

Nếu các bạn là bạn mới bắt đầu, thì hãy bước đầu bằng các phím tắt chung, dễ dàng như tổng hợp phím Ctrl + CCtrl + V để xào luộc và dán. Ctrl + Z để hoàn tác hành động cuối cùng. Khi bạn bước đầu sử dụng các phím tắt này trong quá trình hàng ngày, hãy tham khảo thêm các tổ hợp phím tắt không giống mà chúng ta thường sử dụng.

*

Ví dụ bạn có thể sử dụng tổng hợp phím Ctrl +; nhằm nhập ngày từ bây giờ vào một ô. Tiếp đến kích lưu ban vào ô điều khiển điền (hình vuông ở góc cạnh dưới thuộc bên yêu cầu của ô) để sao chép xuống cuối danh sách.

Excel có hơn 500 phím tắt với một loạt các thủ thuật bổ ích để tăng tốc cách chúng ta làm việc. Mang dù bạn sẽ không cần tất cả chúng, nhưng mày mò và làm quen với những tổng hợp phím tắt thường xuyên sử dụng để giúp làm câu hỏi với Excel cấp tốc và công dụng hơn.

Đóng băng các hàng

Tính năng này giúp cho những tiêu đề và những nhãn khác của bảng tài liệu Excel luôn luôn hiển thị khi chúng ta cuộn vào bảng tính.

Các tiêu đề của bảng tính Excel thường xuyên chỉ ở hàng trên cùng. Vì vậy, nhằm đóng băng khoanh vùng này, bạn truy cập vào thực đơn View> Freeze Panes> Freeze top Row.

Như trong hình hình ảnh dưới đây, họ đang nhìn vào hàng 1259 cơ mà tiêu đề vẫn hiển thị trên màn hình.

*

Bạn gồm thể cố định bao nhiêu hàng với cột trong Excel tùy thuộc vào nhu cầu.

Bằng cách nhấn vào ô đầu tiên sau những hàng với cột bạn có nhu cầu cố định. Ví dụ, nếu bạn có nhu cầu cố định mặt hàng 3 với cột 1, hãy nhấp vào ô B4.

*

Sau đó truy vấn vào thực đơn View> Freeze Panes rồi chọn tùy lựa chọn Freeze Panes đầu tiên.

*

Bây giờ khi chúng ta cuộn xuống, 3 số 1 tiên vẫn hiển thị. Nếu như khách hàng cuộn sang mặt phải, cột A vẫn hiển thị.

*

Học thành thạo những công thức phổ cập trong Excel

Một trong những cách chính để thành thục Excel là viết các công thức. Đây là điều cốt lõi của Excel.

Từ việc thực hiện các phép tính cơ bản trong những ô mang lại sử dụng các công thức nâng cao hơn. Nếu chưa quen cùng với công thức, hãy ban đầu với bài toán tạo những phép tính cơ phiên bản cộng, trừ, nhân và chia các giá trị.

Sau đó, hãy ban đầu tìm hiểu một số trong những hàm thường dùng hơn. Chúng bao hàm SUM, IF, VLOOKUP, COUNTIF và CONCATENATE.

Khi các bạn thấy đầy niềm tin khi viết công thức, chúng ta cũng có thể làm phần lớn mọi thứ. Chúng ta thậm chí hoàn toàn có thể sử dụng những công thức trong những quy tắc định dạng tất cả điều kiện, biểu đồ vật và những tính năng Excel khác để làm cho chúng khỏe mạnh hơn.

Tạo một danh sách thả xuống đối chọi giản

Một list thả xuống dễ dàng và đơn giản trên bảng tính Excel có thể giúp các bạn nhập văn bản dễ dàng hơn các và đặc trưng hơn là bảo vệ văn bản chính xác. Để sinh sản một list thả xuống, bạn triển khai như sau.

Bước 1: lựa chọn phạm vi ô mà bạn muốn danh sách xuất hiện.

Bước 2: truy vấn vào menu Data > Data Validation.

Bước 3: Chọn danh mục từ danh sách Allow.

*

Bước 4: Sau đó, nhập các mục danh sách vào vỏ hộp nguồn (Sourct) phân bóc từng mục bởi dấu phẩy. Hoặc chọn 1 phạm vi ô chứa các mục danh sách bằng phương pháp bấm phím mũi tên phía lên.

Bước 5: Bây giờ bạn đã có một list thả xuống, giúp câu hỏi nhập dữ liệu trở nên đơn giản dễ dàng và đáng tin cậy.

*

Trực quan tiền hóa dữ liệu chính cùng với định dạng gồm điều kiện

Định dạng có đk (Conditional Formatting) là trong số những tính năng thịnh hành nhất của Excel. Nó giúp người dùng hiểu nhanh về dữ liệu họ đang xem.

Bạn có thể tạo các điều kiện dễ dàng và đơn giản để auto định dạng ô nếu có được mục tiêu, thời hạn đang qua hoặc rất có thể doanh số bán hàng đã giảm sút dưới một ngưỡng nhất định.

Ví dụ dễ dàng và đơn giản nhất là nếu quý giá của một ô trong bảng Excel lớn hơn 300, họ sẽ biến đổi màu ô thành xanh lục, cách thực hiện như sau:

Bước 1: lựa chọn phạm vi ô mà bạn muốn áp dụng Định dạng gồm điều kiện.

Bước 2: truy vấn vào menu trang chủ > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Greater Than.

*

Bước 3: Nhập 300 vào ô trống phía bên dưới mục Format cells that are GREATER THAN và lựa chọn định dạng bạn muốn áp dụng tại ô With bên cạnh.

*

Bước 4: Bấm nút OK và màu xanh lá cây và màu fonts chữ đang được áp dụng với định dạng chúng ta chọn. Dẫu vậy tại đây bạn cũng có thể chọn nhiều định dạng màu sắc khác ví như muốn.

Với định dạng tất cả điều kiện, bạn cũng có công dụng áp dụng những thanh tài liệu và bộ biểu tượng. Phần đa hình hình ảnh này rất có thể rất hiệu quả. Hình ảnh bên dưới hiển thị các thanh dữ liệu được vận dụng cho cùng một phạm vi giá trị.

*

Sử dụng Flash Fill

Công ráng Flash Fill vô cùng hữu dụng để xử lý tài liệu nhưng không phải ai cũng biết đến nguyên lý này. Khả năng này rất có thể giảm xứng đáng kể thời hạn thực hiện các tác vụ làm cho sạch tài liệu thông thường, điều nhưng trước đây chúng ta thường phải phụ thuộc các cách làm và macro để thực hiện.

Ví dụ trong list dưới đây, nhằm trích xuất thương hiệu từ danh sách trong cột A, triển khai như sau.

Xem thêm: Các Loại Tắc Kê Nhựa Là Gì? Ứng Dụng Sản Phẩm Tắc Kê Nhựa

*

Bước 1: Nhập tên thứ nhất vào ô B2.

Bước 2: sau đó nhập tên thứ hai vào ô B3.

Bước 3: Từ giờ trở đi khi chúng ta nhập Flash Fill sẽ tự động hiển thị những mẫu có sẵn trong list để hỏi bạn cũng muốn lặp lại trên những hàng còn lại không.

*

Bước 4: chọn tên bạn có nhu cầu nhập với nhấn Enter và quăng quật qua dữ liệu được trích xuất.

Có một số cách để chạy Flash Fill. Chúng ta cũng có thể tìm thấy các nút nguyên tắc này bên trên thẻ Data của thanh ribbon, hoặc có thể kích hoạt với tổng hợp phím tắt Ctrl + E .

Tổng hợp tài liệu với Pivot
Tables

Pivot
Tables là trong số những công cụ tuyệt vời và hoàn hảo nhất nhất trong Excel. Chúng giúp câu hỏi tóm tắt những tập tài liệu lớn trở nên thuận lợi như 1, 2, 3.

Pivot
Table hoàn toàn có thể được sử dụng để chia bé dại danh sách bán sản phẩm lớn để thấy doanh số bán hàng theo khoanh vùng hoặc thậm chí lợi nhuận bán các sản phẩm cụ thể trong từng khu vực vực.

Chúng cực kì mạnh mẽ, nhưng mà cũng dễ dàng và đơn giản để sử dụng. Pivot
Table là 1 trong công núm giúp tạo báo cáo đơn giản hơn với không yêu mong viết bất kỳ công thức tinh vi nào.

Để tạo ra Pivot
Table bạn triển khai như sau:

Bước 1: Kích vào list dữ liệu bạn muốn tóm tắt.

Bước 2: truy cập vào thực đơn Insert > Pivot
Table.

Bước 3: Trong hộp thoại Create Pivot
Table, bảo vệ phạm vi (Select a tablet or range) đang được chọn là đúng mực và hướng đẫn xem bạn muốn Pivot
Table với cùng một trang tính mới hoặc trang tính hiện tại có.

*

Bước 4: Kéo cùng thả các trường từ list vào bốn khu vực như hình bên dưới để sinh sản Pivot
Table của bạn.

Trong hình hình ảnh bên dưới, Years ngơi nghỉ trong ô Columns, product category vào ô Rows với tổng giá chỉ trị bán sản phẩm trong khoanh vùng Values.

*

Vùng Values là nơi triển khai các phép tính như tổng, đếm cùng trung bình. Bạn có thể thay đổi phép tính bằng phương pháp kích loài chuột phải vào một trong những giá trị Pivot
Table, chọn Summarize Values By và lựa chọn chức năng bạn muốn sử dụng.

*

Thực tế Pivot
Tables cung ứng rất nhiều công dụng khác nhưng điều này nằm quanh đó phạm vi của bài viết này. Mặc dù các bài bác hướng dẫn áp dụng Pivot
Tables đã và đang và đang dần được cập nhật trên tuyensinhyduocchinhquy.edu.vn nhằm các bạn cũng có thể tìm hiểu.

Bảo vệ tài liệu Excel

Các tính năng của Excel như Pivot
Tables, phương pháp và định dạng có điều kiện sẽ chỉ hoạt động nếu tài liệu chính xác.

Một số mẹo trong bài viết này đã reviews các phương pháp để bảo trì độ đúng chuẩn này bao hàm tạo list thả xuống và sử dụng Flash Fill. Bảo đảm dữ liệu Excel của công ty là một bước đặc trưng khác buộc phải thực hiện.

Excel có một số kiểu bảo đảm khác nhau có thể được áp dụng, nhưng kiểu phổ cập nhất là đảm bảo trang tính (sheets).

Bảo vệ một trang tính được thực hiện trong hai giai đoạn. Đầu tiên chúng ta chỉ định ô như thế nào trên trang tính, bạn không muốn khóa. Điều này đảm bảo an toàn rằng người dùng vẫn hoàn toàn có thể chỉnh sửa các ô này. Sau đó, bạn vận dụng bảo vệ, cách tiến hành như sau:

Bước 1: Chọn các phạm vi ô mà bạn có nhu cầu mở khóa (giữ phím Ctrl nhằm chọn các phạm vi cùng một lúc).

Bước 2: Nhấn tổng hợp phím Ctrl + 1 nhằm mở hộp thoại Format Cells.

Bước 3: Nhấp vào tab Protection, vứt chọn Locked với nhấp vào OK.

Bước 4: truy cập vào review > Protect Sheet.

*

Bước 5: bạn cũng có thể nhập mật khẩu đăng nhập để tăng tốc bảo mật, tuy vậy nó là tùy chọn (điều này thường xuyên bị bỏ qua vì bạn thường bảo vệ khỏi mọi lỗi ngoại trừ ý muốn và mật khẩu là không đề xuất thiết). Kích vào tùy chọn trước bất kỳ chức năng làm sao mà người tiêu dùng sẽ cần thực hiện và bấm nút OK.

*

Bước 6: Như vậy những ô đã mở khóa vẫn rất có thể được ráng đổi, nhưng lại với chức năng hạn chế. Nếu như khách hàng thử và chỉnh sửa một ô bị khóa, một thông báo sẽ xuất hiện cho mình biết rằng trang tính đã được bảo vệ.

Tăng sức mạnh với nguồn Query với Power Pivot

Nếu bạn là người nắm rõ kiến thức về hai hiện tượng Power này để giúp bạn quá xa người tiêu dùng “thông thường”.

Power Query là 1 trong công gắng được thực hiện để nhập và định hình dữ liệu chuẩn bị để phân tích. Nó được search thấy bên trên tab Data của thanh mức sử dụng ribbon.

Với power Query, bạn cũng có thể nhập dữ liệu tiện lợi từ các nơi không giống nhau bao hàm CSV, website và xuất phát từ một thư mục.

Sau đó, power Query Editor cung ứng một môi trường thân thiết với người dùng làm thực hiện một số trong những thao tác dọn dẹp vệ sinh và định hình như tách cột, định dạng, thải trừ trùng lặp cùng hủy phân tách dữ liệu.

*

Power Query áp dụng một ngôn ngữ gọi là M. Điều này rất cạnh tranh để thạo và vô cùng may là không quan trọng đối cùng với 99% người tiêu dùng Excel. Trình chỉnh sửa cung cấp mọi sản phẩm công nghệ mà người dùng cần.

Mọi chỉnh sửa được tiến hành đều được lưu trữ dưới dạng một bước và rất có thể được có tác dụng mới về sau chỉ với cùng một nút bấm.

Power Pivot là một trong công cụ chất nhận được lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu. Lưu trữ dữ liệu trong power Pivot có thể chấp nhận được vượt ra phía bên ngoài các giới hạn vật lý của Excel.

Trong nguồn Pivot, bạn cũng có thể tạo quan hệ giữa những bảng tài liệu và ghi những hàm được hotline là hàm DAX.

Khả năng chế tạo ra các mô hình này và áp dụng DAX hỗ trợ nhiều sức mạnh hơn đối với việc chúng ta có thể có thêm một bảng tính.

Đây là một trong công gắng quan trọng cần thiết đối với bất kỳ ai tham gia phân tích lượng dữ liệu vĩ đại hoặc cần thực hiện các phân tích phức tạp.

Trên đây tuyensinhyduocchinhquy.edu.vn vừa lý giải 10 bước đặc biệt để người dùng sử dụng Excel thành thạo. Đây là số đông bước không chỉ là dành cho người mới làm cho quen cùng với Excel mà lại cả những người đã biết cũng khá hữu ích. Thông qua đó giúp người dùng biết mình phải phải khám phá và học tập thêm điều gì là quan trọng đặc biệt khi làm việc với Excel. Chúc chúng ta thành công.